关于做好2021年档案材料归档工作的通知

发布者:档案馆发布时间:2022-03-09浏览次数:377

各部门、二级学院:

       为更好地服务学校中心工作,推动学校档案管理工作的制度化、规范化,确保2021年度形成的各类综合档案材料及时、完整地收集归档,现将做好2021年档案材料归档工作有关事项通知如下:

       一、归档范围

       各单位具体根据《太阳集团tcy8722网站归档范围和保管期限表》(附件1)规定的范围进行归档。主要内容有:

       1.2021年1月1日至12月31日,学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料,包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。

       2.各单位要做好专项活动中形成的实物档案的收集。鼓励个人档案所有者向档案馆捐赠或寄存其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料。

       二、归档要求

       1.按照工作规范要求,收集本单位形成的档案材料。归档材料应按《档案移交文件清单》(附件2)进行分类按序整理,每份材料都应齐全、完整、准确。

       2.为推进档案数字化建设,提高档案管理服务水平,实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。对有电子文件的档案材料,实行纸质档案和数字化副本“双套制”进馆,其他材料由档案馆统一进行全文数字化扫描。

       3.材料移交归档时需打印《档案移交文件清单》和《归档材料移交目录》(附件3)一式两份,交接双方当面检查、验收、签字。

       三、其他说明

请各单位高度重视,安排专人对本单位的档案材料情况进行自查,对2021年度档案材料进行收集、整理、预立卷,并于2022年5月底完成材料移交工作。

相关材料请移交至明知楼901室,联系人:朱瑞兴,电话:2321207,邮箱:dangan@zjhzu.edu.cn。

附件1.太阳集团tcy8722网站归档范围和保管期限表.xlsx

附件2.档案移交文件清单.docx

附件3.归档材料移交目录.docx